Reflexiones previas a la edición del libro ' Paradigmas sobre una óptima organización y planificación personales'
16/12/2018 10:27
En un mundo que camina a una velocidad meteórica y en el que los cambios son lo único que se mantiene firme y constante, el lograr un autocontrol de nuestra activida diaria (personal y profesional) tanto interno como externo es uno de los ingredientes de éxito para poder sobrevivir ante la avalancha de información y desinformación (fakes) que nos invade, y por todo ello me ha parecido interesante y útil el compartir mis reflexiones sobre aquellos elementos, estrategias y 'best practices' que en mi dilatada experiencia en el ámbito de la Empresa y también en la vida social, me han permitido ir por delante de los aconteciminetos, aceptando en todo momento que no podemos abordar todo lo que nos llega a nuestras manos, nuestro 'inbox' de correlo electrónico, lo que recibimos a través de las redes sociales,..
Estos serían los 1.000 atributos que nos otorgarán un autocontrol y que bien gestionados nos pueden hacer ser más productivos y a la vez más felices
1) Ley de Pareto. Siempre focaliza tus esfuerzos en aquel 20% que produce el 80% del beneficio
2) Ten siempre un plan detallado (what, who, when, why) para cada actividad significativa y relevante en tu vida
3) A cada acción de tu 'plan vital' debe otorgársele una revisión periódica para saber que lejos o cerca estamos de su cumplimiento
4) Pongamos el énfasis en las 'lead measures' en lugar de en las 'lag measures'. Es decir en aquellas medidas que nos permitan lograr los resultados que queremos obtener al medir las 'lag measures'
5) Usa un calendario/block de ideas (i.e MS Outlook, libreta papel,..) como instrumento clave en tu devenir diario, y nunca te olvides de llevarlo contigo para actualizar cualquier cambio o idea que venga a tu mente (nunca sabes cuando te llegará la inspiración)
6) Nunca entres a fondo en los detalles hasta conseguir una idea general del 'big picture'
7) Anticipa lo que vendrá e imponte retos personales antes los cambios futuros, siempre intenta cosas nuevas
8) La mejora continua debería guiarte cada minuto de tu vida
9) Pon en práctica el PDCA (Plan, Do, Control, Act)
10) No te de miedo 'entrar en el barro' aunque estés en una posición de Management. De los detalles siempre se aprende
11) Nunca te rindas (Never give up)
12) No mezcles el estar ocupado con el estar avanzando/progresando
13) La disciplina es la gasolina de una buena organización y planificación
14) Convierte las técnicas en hábitos
15) Práctica la atención plena a través de la meditación la cual traerá el sosiego, calma y relajación mental que nos aportará mayor productivida y felicidad
16) Define tu misión y visión personales, ellas siempre deben estar presentes en tu mente y corazón
17) Objetivos SMART
18) Define tu mapa semanal basado en la REVISION, REFLEXION y PLANIFICACION
19) Utiliza el conocimiento de tu gráfica de biorritmos para abordar las tareas del día
20) Antes de abordar cualquier activida pregúntate ¿me lleva a la obtención de mis objetivos principales?
21) Utiliza la 'golden rule' del uso del correo electrónico (GTD Getting Things Done -recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer-) basada en los escenarios posibles ante los que te siempre te encontrarás 1- requiere acción por tu parte --> planifícala o delégala/haz seguimiento 2- es informativo pero relevante--> planifíca su lectura y archívalo 3- es informativo pero spam --> elimínalo
22) Asegúrate que diariamente has revisado tu bandeja de entrada del email y al menos has sido capaz de 'gestionar' aquellos asuntos que sean más relevantes/prioritarios
23) Usa el RCA (Root Cause Analysis) como elemento de aprendizaje / mejora continua
24) Afronta siempre primero el reto más difícil, ello te dará confianza, no dejes para el final del día lo más complicado
25) Elimina/archiva cada mensaje de la bandeja de entrada del correo electrónico después de leerlo. Intenta vaciar la bandeja al menos dos veces por semana
26) Copia cada mensaje que require acción a la carpeta adecuada para su acción y seguimiento
27) Desactiva las opciones que te alertan de entrada de nuevos mensajes. Son un claro ladrón de tiempo. Por contra usa una estrategia de lectura de emails en base a tu plan diario de tareas y sus porioridades y deadlines concretos
28) Tómate tiempos específicos durante el día para lectura de emails
29) Mantén una lista de mensajes en espera para no olvidar nunca nada que pueda generarte una acción posterior a la respuesta del interesado
30) Escribe tus respuestas en 5 líneas. No abuses de emails recargados ya que nadie los leerá
31) Específica un asunto claro para cada correo
32) Utiliza con meticulosidad los CC y CCO
33) No discutas por correo. Mejor hablar
34) Usa filtros y reglas
35) Recuerda, todo email que nos llega no necesita nuestra actuación inmediata
36) Aprovecha tiempos muertos para la lectura de emails
37) Establece un límite razonable con el que te sientes cómodo y mantén a raya los mensajes no leídos
38) Antesd e enviar el email piensa en mejores métodos alternativos si es el caso
39) Desarrola tu propio plan estratégico de aprendizaje y desarrollo (PIAD) que debe contener los objetivos de la capacitación y entrenamiento, cursos actividades necesarias, programación de fechas, presupuestos y logística y recursos necesarios
40) Fomenta la colaboración y el aprendizaje social
41) Sesiones diarias de mindfullness que nos permitirán tener una mayor claridad en nuestra mente para abordar el día a día de nuestra actividad personal y profesional en plenitud
- self-awareness
- self-management
- Empathy & Compassion
42) Ten siempre presente que la auténtica y más relevante lucha del ser humano está en su conciencia, y es una batalla entre la luz, la claridad mental y la oscuridad de la penumbra del dejarse llevar por la vida, entre la debilidad y la fuerza interna del saberse dueño de sus decisiones y consciente de sus fortalezas y debilidades
43) Ante situaciones tensas e impulsos externos que aparentemente puedan llegar a herirnos en nuesttra autoestima aplicad siempre la regla del SBNRR
STOP, BREATH, NOTICE, REFLECT, RESPONSE
44) STOP. No reacciones de inmediato, tómate un respiro antesd e reaccionar y no hagas nada
45) BREATH. Respira profundamente lo cual hará que tu tensión cardiaca se reduzca y tu ment llegue a tener la claridad necesaria para poder tomar distancia ante lo que se nos avecina
46) NOTICE. Intenta atender a tu cuerpo y darte cuenta de cómo te sientes, partes de él que están más tensas. En suma oye a tu cuerpo desde todos los ángulos y perspectivas
47) REFLECT. Sin emitir juicios de valor, intenta pensar porqué esto te está pasando a tí. Echa la mirada atrás y encuentra motivos pasados que puedan justificar esta situación
48) RESPONSE. Responde pensando la mejor manera en que la situación pudiese llegar a un final positivo
49) No dejes de formarte y mejorar personal y profesionalmente, ello redundará en mejor organización y planificación. Los grandes líderes demuestran su liderazgo a través de su determinación para mejorar de forma continua en cada momento. La persona que piensa que es un experto sin embargo tiene todavía mucho que aprender. Manténte creciedno y aprendiendo
50) La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte , lo que significa que debemos asegurar que el personal a nuestro cargo hace su trabajo y toma sus decisiones librement a su nivel jerárquico y que ante cualquier error se le involucra a él como responsable de dicha ejecución
51) Reuniones de seguimiento de equipo regulares garantizan que se toma control de los temas pendientes y se informa a tiempo y con veracidad a nuestros clientes de las entregas pactadas. También son útiles para detectar a tiempo potenciales riesgos de retrasos en tareas comprometidas. Este nivel de previsión y anticipación organizativa revierte en un mayor autocontrol y autogestión que redunda en mayor satisfacción personal de que caminamos por delante de los acontecimientos y que éstos no nos superan (stress)
52) Cualquier sistema de organización que escojas (no hay uno mejor que otro) debe permitirnos liberar nuestra mente de las tensiones que inhiben nuestra creatividad, y que nos hacen más eficaces en todas las facetas de la vida
53) Regla de los dos minutos. Si aparece una tarea que se puede llevar a cabo en menos de dos minutos debe hacerse inmediatamente (Método GTD de David Allen)
54) La ansiedad es consecuencia de la falta de control, organización, preparación y acción
55) La falta de límites tiende a generar más trabajo, lo cual dentro de las empresas requiere altas dósis de comunicación, cooperación y compromiso entre los diferentes departamentos
56) Una estructura interna de las empresas basada en la organización modelo Cliente- Proveedor (CP) es el paradigma de la óptima organización en la que a través de flujos duales de comunicación e información, y de acuerdos de nivel de servicio internos (OLA), se logra ser ás eficiente, productivo y conseguir que el foco continuo de cada empleado sea en lo que es más relevante para la compañía en cada momento, creando menos stress en los empleados y mayor sentido de misión y contribución en todos ellos
57) La confianza es la base primordial de un equipo eficaz y bien organizado, siendo las 5 principales disfunciones a evitar las siguientes, cada una en orden lleva a la siguiente
- Ausencia de confianza --> Miedo al conflicto --> Falta de compromiso -> Aversión a la responsabilidad --> Falta de atención a los resultados
58) Apliquemos el concepto de economía autónoma, es decir procesos digitales contribuyendo y 'coexistiendo/cooperando' con otros procesos digitales y creando nuevos que a la postre aumenta la optimización de procesos y productividad de la empresa y genera beneficios a nuestra propia productividad personal
59) El mejor cambio es el que no se necesira realiza (anticipación ir por delante de los acontecimientos)
60) La buena planificación no es pensar en las decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes
61) Observa y analiza (conviértete en un explorador/investigador de campo empresarial) siempre los acontecimientos que suceden a tu alrededor y los factores que los influyen
62) Estudia en detalle los puntos que de forma general o específica son más relevantes para tí, tu área de influencia y tu organización
63) Descubre lo que pueda inferirise de los hechos acaecidos
64) Desarrolla un plan de acción que haga realidad el futuro que quieres anticipar o que visionas (avánzate al futuro que vendrá, intenta ser visionario de tu devenir personal y profesional)
65) Establece un límite de carga de trabajo (emails no leídos, actividades pendientes con fecha acordada,..) con el que te sientas cómodo y siempre intenta no rebasarlo lo cual te permitirá autocontrol y te motivará aún viendo que tienes todavía carga de trabajo pendiente, pero al final reducirá tu stress sine llagar al objetivo ideal irrealizable del 'INBOX ZERO' (Merlin Mann)
67) Revisa periódicamente la carpeta de SPAMs y configúrate reglas de eliminación y archivado en base a mensajes identificados de forma clara y unívoca. Dicha automatización te ayudará a liberar tiempo a utilizar en actividades de más valor añadido
68) Pide de forma educada a aquellas personas que te agregan a cadenas de mensajes no relevantes para tí que se abstengan de incluirte. Ello reducirá SPAM que siempre es molesto
69) Utiliza la regla de marcar en colores para categorizar tus mensajes en base al criterio de importancia o naturaleza del tema. Ello siempre ayuda a centrar tu atención en lo más relevante en cada momento
70) Ahora que nos adentramos en el período navideño empieza a hacer resumen del año de la siguiente manera
1- Evalúa tu plan del año anterior, lo que conseguiste y lo que no y analiza las causas en cada caso (lo bueno para continuar así, y lo malo para aprender y hacerlo mejor en el nuevo año)
2- Analiza tu plan estratégico a largo plazo y actualizalo en base al plan conseguido en el año que se acaba
3- Establece el nuevo plan del año que comenzarás en base a lo que no se consiguió el año anterior y de la actualización del plan estratégico teniendo en cuenta los cambios de prioridades que se han podido producir en el año a nivel personal y/o profesional
4- Imprímite el nuevo plan del año y haz seguimiento regular de forma semanal y revisión exhaustiva al menos dos veces al año (Verano y Navidades)
71) Pon en marcha sesiones de coaching para una óptima gestión de stress
72) Promueve la gestión de salud ocupacional (deporte, visitas regulares a especialistas -controles médicos habituales-)
73) Crea oportunidades para la participación activa en el desarrollo de tu compañía
74) Práctica el 'power nap' maximizando los beneficios del sueño vs el tiempo especialmente cuando acumulas dèfciit de sueño
75) Durante los momentos de desconexión del trabajo, los materiales de trabajo deberían ser considerados taboo
76) El análisis predictivo siempre minimiza/elimina los riesgos. Toda simulación predictiva permite definir objetivos más realistas cuando estamos planificando/organizando una tarea/actividad relevante
77) Toda planificación debe construirse bajo el criterio de adaptación a las condiciones cambiantes
78) Una buena planificación debe siempre considerar los factores limitantes que impactan la consecución de nuestros objetivos, por lo que es recomendable el dedicar un tiempo a identificarlos con exactitud
78) Cuando nos centramos en el entorno labral intenta buscar activamente oportunidades para involucrarte en tu propia área de negocio/soporte en las decisiones que se tomen que aporten valor y que ayuden a replanterarte tu organización/planificación de forma más óptima incluso que lo que habías pensado. Cuanta más información dispongas de la estrategia empresarial, de sus objetivos junto a aquellos definidos dentro de tu area de influencia, mayor capacidad de organizarte mejor
79) Márcate la norma de recuperar al menos una hora diaria/semanal/mensual (dependerá de las circunstancias de cada uno) de las que nosotros no decidimos como empleamos (otros influyen sobre nuestra organización)
80) Sigue la metodología de búsqueda de factores/categorías principales bajo el epígrafe 'ladrones del tiempo' y establece un plan para que paguen por sus fechorías lo cual te liberará de tiempo extra bajo tu control
81) Una buena organización/planificación se fundamenta en eliminar de nuestra jerga/vocabulario frases como 'ya lo haré mañana'
82) Pon el foco en lo que quieres conseguir y no en lo que no quieres conseguir. Para ellos debes primero saber lo que quieres (Purpose)
83) No pienses en lo que los otros pueden hacer en tu plan vital/organizacional. Centrate en lo que tú puedes/debes acometer (Responsabilidad personal)
84) Ten una actitud positiva y pon de tu parte para regular mejor tus emociones y tu comportamiento
85) Es primordial que seas consciente de lo que quieres controlar y que sepas qué es lo que quieres cambiar, porque si no eres consciente de tus comportamientos y rutinas actuales es difícil practicar el autocontrol. Si deseas perder peso, antes de nada debes saber qué comes diariamente. Por otro lado, si lo que quieres un mayor control de la atención para mejorar tu rendimiento deportivo o tomar mejores decisiones, primero debes saber qué haces mal y debes conocer tus hábitos negativos, aquellos que te impiden que seas más eficiente. Además, ser consciente te ayuda a detectar las situaciones problemáticas, lo que te va a permitir reaccionar a tiempo.
86) Hay situaciones complejas que no siempre son fáciles de controlar. Las personas tenemos un límite, y el autocontrol no significa que tengamos que luchar contra corriente. Por ejemplo, si estás en la oficina y acabas de tener un conflicto con un compañero de trabajo, puede que quieras controlar la situación quedándote en la misma sala que él y haciendo como si la cosa no va contigo. A lo mejor es una buena alternativa tomarte unos minutos de descanso en la salita del café para recapacitar y volver a la normalidad en vez de forzarte a aparentar que lo tienes todo bajo control.
87) Hay situaciones complejas que no siempre son fáciles de controlar. Las personas tenemos un límite, y el autocontrol no significa que tengamos que luchar contra corriente. A lo mejor es una buena alternativa tomarte unos minutos de descanso en la salita del café para recapacitar y volver a la normalidad
88) Realiza pequeños esfuerzos donde deba postergar el placer inmediato.Por ejemplo si ya se había servido una buena porción de helados, quite la mitad. Si generalmente se come el paquete completo comience dejando la mitad. Cuando encienda la computadora para navegar en internet, ponga una alarma de reloj con el tiempo límite de uso, si suele derrochar su dinero comprométase con una cantidad que le dará a su pareja para que la guarde, etc
89) Otra clave para incrementar nuestro autocontrol es que en los cambios o mejoras que desee realizar usted mismo promueva y revise sus logros, para ello primero defina lo que desea lograr. Recomendamos que utilice los medios electrónicos como calendarios en correos electrónicos, teléfonos o aplicaciones para que se ponga recordatorios de hacer revisión, pueden ser tanto a mediano como largo plazo, por ejemplo en la mañana ponerse un recordatorio para la tarde de no comer pan, y un recordatorio en 15 días para analizar cuantos días comió pan y en cuantos no.
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